Ab welcher Betriebsgrösse braucht es eine eigene IT-Stelle?

Es gibt keine Kopfzahl, ab der es kippt. Der brauchbarere Massstab ist die Anzahl der Systeme, die miteinander sprechen müssen, und die Frage, wie viele Stunden pro Woche für Betrieb, Support und Beschaffung anfallen. Kommen zwei Arbeitstage pro Woche zusammen, ist das Verteilen auf Nebenaufgaben nicht mehr tragfähig.

Was kostet ein externes IT-Mandat im Vergleich zu einer eigenen Stelle?

Der Stundensatz eines Mandats liegt deutlich über den internen Lohnkosten, das Volumen aber weit darunter. Für Betriebe mit einem Bedarf unter etwa einem halben Pensum ist das Mandat in der Regel günstiger. Der Umschlagpunkt liegt weniger beim Preis als bei der Reaktionszeit: Wer Ausfälle nicht abwarten kann, braucht interne Präsenz.

Warum scheitert das Verteilen auf mehrere Personen so oft?

Weil Verantwortung sich nicht teilen lässt, ohne zu verschwinden. Wenn drei Personen je zehn Prozent ihrer Zeit für IT aufwenden, ist niemand für den Gesamtzustand zuständig. Jede Person löst ihre Vorfälle, keine pflegt die Übersicht, und Entscheidungen mit Wirkung über ein Jahr hinaus fällt keine — weil sie in keinem Auftrag steht.

Was sollte die IT-Rolle entscheiden dürfen?

Mindestens die Auswahl von Werkzeugen innerhalb eines gesetzten Budgets, den Zeitpunkt von Updates und Wartungsfenstern sowie das Recht, eine unsichere Praxis zu unterbinden. Ohne diese drei Befugnisse wird die Rolle zur Beschaffungsstelle, die Empfehlungen abgibt und Verantwortung für Ergebnisse trägt, die sie nicht steuern kann.

Die IT-Rolle im KMU: aufbauen, einkaufen oder verteilen

Zwei Betriebe mit gleichem Budget stehen nach zwei Jahren völlig unterschiedlich da. Der Unterschied liegt fast immer darin, ob jemand entscheiden durfte.

Wer Digitalisierungsvorhaben in kleineren Schweizer Betrieben über einige Jahre beobachtet, sieht ein wiederkehrendes Muster: Zwei Unternehmen vergleichbarer Grösse investieren ähnliche Summen, arbeiten mit ähnlichen Anbietern und stehen nach zwei Jahren völlig unterschiedlich da. Das eine hat zusammenhängende Abläufe und eine Datenbasis, auf der weitere Schritte aufbauen. Das andere besitzt eine Sammlung von Werkzeugen, die nebeneinander laufen und Daten doppelt führen. Der Unterschied liegt selten in der Technik und fast immer in der Frage, ob es eine Person gab, die entscheiden durfte.

Drei Modelle, ein Kriterium

In der Praxis gibt es drei Wege, IT-Verantwortung zu organisieren. Der erste ist die eigene Stelle: eine Person, ganz oder teilweise für Systeme, Support und Beschaffung zuständig, im Betrieb angestellt. Das ist der teuerste Weg pro Stunde und der einzige, bei dem Wissen dauerhaft im Haus bleibt. Der zweite ist das externe Mandat: ein Dienstleister mit klar umrissenem Auftrag, festem Ansprechpartner und definierten Reaktionszeiten. Der dritte ist die Verteilung — die IT-Aufgaben werden auf mehrere Personen aufgeteilt, die daneben ihre eigentliche Arbeit machen.

Die ersten beiden Modelle funktionieren beide, mit unterschiedlichen Stärken. Das dritte funktioniert selten, und zwar unabhängig vom Können der beteiligten Personen. Der Grund ist strukturell: Verantwortung lässt sich nicht teilen, ohne zu verschwinden. Wenn drei Personen je einen Bruchteil ihrer Zeit für IT aufwenden, löst jede ihre eigenen Vorfälle, aber niemand ist für den Gesamtzustand zuständig. Es gibt keine Instanz, die bemerkt, dass zwei Systeme dieselben Kundendaten unterschiedlich führen, weil das Bemerken selbst niemandes Aufgabe ist.

Die Frage, die zuerst kommt

Vor der Wahl des Modells steht eine unspektakuläre Rechnung: Wie viele Stunden fallen tatsächlich an? Betrieb und Wartung, Support für Kollegen, Beschaffung und Abklärungen mit Anbietern, Dokumentation und Sicherheitsaufgaben — das lässt sich über vier Wochen einfach mitschreiben. Das Ergebnis überrascht die meisten Geschäftsleitungen, weil ein erheblicher Teil dieser Arbeit heute unsichtbar in anderen Rollen steckt und dort nirgends verbucht ist.

Kommen zwei Arbeitstage pro Woche zusammen, ist die Verteilung auf Nebenaufgaben nicht mehr tragfähig, weil IT dann regelmässig mit dem Tagesgeschäft konkurriert und in dieser Konkurrenz immer verliert. Bleibt der Aufwand darunter, ist ein externes Mandat meist die wirtschaftlichere Antwort — vorausgesetzt, es wird als Mandat mit Entscheidungsbefugnis geführt und nicht als Notrufnummer.

Entscheiden dürfen ist das Kriterium

Der wichtigste Unterschied zwischen einer funktionierenden und einer wirkungslosen IT-Rolle ist nicht ihre Herkunft, sondern ihr Mandat. Drei Befugnisse machen den Unterschied. Erstens die Auswahl von Werkzeugen innerhalb eines gesetzten Budgets — wer bei jedem Abonnement eine Freigabe der Geschäftsleitung braucht, verwaltet Anträge statt Systeme. Zweitens die Festlegung von Wartungsfenstern und Update-Zeitpunkten, denn wer Updates nur ausserhalb jeder Betriebszeit einspielen darf, spielt sie irgendwann nicht mehr ein. Drittens das Recht, eine unsichere Praxis zu unterbinden, auch wenn sie bequem ist.

Fehlen diese Befugnisse, entsteht eine Rolle, die für Ergebnisse verantwortlich ist, die sie nicht steuern kann. Das ist der zuverlässigste Weg, gute Leute zu verlieren, und er erklärt einen Teil der Fluktuation in dieser Funktion. Wer die Rolle extern einkauft, sollte dieselbe Frage stellen: Darf der Dienstleister entscheiden, oder darf er nur empfehlen und dann ausführen, was jemand anderes ausgewählt hat?

Was das Modell nicht löst

Auch eine gut ausgestattete IT-Rolle ersetzt keine Entscheidung darüber, was der Betrieb erreichen will. Die Rolle kann Systeme verbinden, Datenqualität durchsetzen und Beschaffungen bündeln. Sie kann nicht bestimmen, welcher Ablauf für das Unternehmen wichtig ist und welcher Aufwand sich lohnt — das bleibt eine Aufgabe der Geschäftsleitung. Wo diese Trennung unklar bleibt, entsteht eine zweite typische Enttäuschung: Die IT wird als Ort erwartet, an dem strategische Fragen beantwortet werden, und liefert stattdessen funktionierende Technik ohne Richtung.

Umgekehrt gilt auch: Wer die Rolle gar nicht besetzt, hat sie damit nicht abgeschafft, sondern nur verteilt — auf die Geschäftsleitung, auf zufällig technikaffine Mitarbeitende und auf Anbieter, die ihre eigenen Produkte empfehlen. Diese Variante ist nicht günstiger, sie ist nur nicht sichtbar. Sie zeigt sich später, wenn Wissen mit einer Kündigung das Haus verlässt oder wenn eine Migration ergibt, dass niemand mehr weiss, warum ein System so eingerichtet wurde, wie es eingerichtet ist. Die Frage ist deshalb nie, ob ein Betrieb eine IT-Rolle hat, sondern nur, ob sie benannt ist.